Título:
Supervisor Administrativo y Contable
Departamento:
Administración y Contabilidad
Ubicación:
Ciudad de Panamá, Panamá (presencial)
Tipo de Empleo:
Tiempo completo.
Formato de Contratación:
Planilla
Salario:
$1,500 mensuales
Resumen del Puesto:
El Supervisor Administrativo y Contable será responsable de la supervisión y coordinación de las actividades administrativas y contables de la empresa. Además de liderar al equipo administrativo, realizar registros contables, y manejar el programa de pasantes (internos/estudiantes), el supervisor se encargará de la gestión de pagos, la proyección de tesorería, la gestión de contratistas, la gestión de reportes financieros y administrativos, la coordinación de reuniones de la directiva, el cumplimiento de las obligaciones fiscales de la empresa, y la gestión con proveedores, contadores y abogados. También será responsable de la aceptación, auditoría de efectividad de las facturas de contratistas, la revisión de las horas trabajadas mediante Time Doctor, y la gestión de la contratación de nuevo personal y de pasantes en el área de recursos humanos.
Objetivo General:
Garantizar la operación eficiente de la oficina, la exactitud en los procesos contables, la correcta gestión del programa de pasantes (internos/estudiantes), y el apoyo a la directiva mediante la preparación y presentación de reportes, la gestión de tesorería y pagos, la administración de contratistas, el cumplimiento de las obligaciones fiscales, la coordinación con proveedores, contadores y abogados de la empresa, y la contratación efectiva de nuevo personal y pasantes en el área de recursos humanos.
Responsabilidades Clave:
- Supervisión del Personal Administrativo y Contable:
- Coordinar y supervisar las actividades del personal administrativo y contable, asegurando que las tareas se realicen de manera eficiente y dentro de los plazos establecidos.
- Proporcionar capacitación y orientación tanto al personal administrativo como contable para mejorar sus habilidades y competencias.
- Registros Contables:
- Realizar y supervisar los registros contables utilizando QuickBooks, asegurando que todas las transacciones financieras se registren de manera precisa y oportuna.
- Revisar y aprobar las conciliaciones bancarias, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, y otros informes financieros generados en QuickBooks.
- Gestión del Programa de Pasantes (Internos/Estudiantes):
- Supervisar el programa de pasantes de la empresa, desde la selección y contratación hasta la finalización del programa.
- Asegurar que los pasantes reciban una formación adecuada y que se les asignen tareas que contribuyan tanto a su desarrollo profesional como a las necesidades de la empresa.
- Actuar como mentor y punto de contacto para los pasantes, asegurando una experiencia enriquecedora y alineada con los objetivos del programa.
- Gestión de Recursos y Suministros:
- Supervisar la adquisición y el inventario de suministros de oficina y materiales contables, asegurando que los recursos estén disponibles y se utilicen de manera adecuada.
- Coordinar con proveedores y gestionar contratos de servicios externos relacionados con contabilidad y administración.
- Optimización de Procesos Administrativos y Contables:
- Revisar y mejorar continuamente los procesos administrativos y contables para aumentar la eficiencia y reducir costos.
- Implementar y supervisar el cumplimiento de políticas y procedimientos administrativos y financieros.
- Gestión de Documentación y Archivos:
- Asegurar que toda la documentación administrativa y contable se gestione de manera ordenada y accesible.
- Supervisar el manejo de la correspondencia física y electrónica, garantizando su distribución oportuna.
- Manejo de la Comunicación Interna:
- Actuar como punto de contacto principal para la comunicación interna entre la gerencia y los equipos administrativo, contable, y de pasantes.
- Facilitar la comunicación efectiva dentro del equipo y entre departamentos.
- Gestión de Pagos y Proyección de Tesorería:
- Supervisar y gestionar el proceso de pagos de la empresa, asegurando que todas las obligaciones financieras se cumplan de manera puntual.
- Desarrollar y mantener la proyección de tesorería, anticipando necesidades de flujo de caja y asegurando la disponibilidad de fondos para las operaciones de la empresa.
- Gestionar la contratación y pago de contratistas, asegurando que los acuerdos estén documentados y los pagos se realicen conforme a lo estipulado.
- Cumplimiento de Pagos de Impuestos:
- Asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales de la empresa, incluyendo el pago del ITBMS (Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles y Servicios) y otros impuestos mensuales y anuales.
- Coordinar y realizar los pagos de impuestos a tiempo, asegurando que la empresa cumpla con todas las normativas fiscales vigentes.
- Gestión de Proveedores, Contadores y Abogados:
- Mantener relaciones efectivas con proveedores, asegurando la calidad y puntualidad en la entrega de bienes y servicios.
- Coordinar con contadores externos para asegurar el cumplimiento de las normas contables y fiscales, y para la preparación y auditoría de estados financieros.
- Trabajar en estrecha colaboración con abogados de la empresa para manejar asuntos legales, contratos, y asegurar el cumplimiento de las regulaciones.
- Aceptación y Auditoría de Facturas de Contratistas:
- Revisar y aceptar las facturas presentadas por los contratistas, asegurando que reflejen de manera precisa los servicios prestados.
- Auditar la efectividad y precisión de las facturas recibidas, verificando que las horas trabajadas por los contratistas, registradas en Time Doctor, correspondan con lo facturado.
- Coordinar con los contratistas para resolver cualquier discrepancia en las facturas o en el registro de horas.
- Gestión de la Contratación de Nuevo Personal y Pasantes de Recursos Humanos:
- Coordinar y gestionar el proceso de contratación de nuevo personal, desde la identificación de necesidades hasta la integración del nuevo empleado.
- Supervisar el programa de pasantes en el área de recursos humanos, asegurando que los pasantes contribuyan efectivamente a las operaciones de la empresa mientras adquieren experiencia valiosa.
- Gestión de Reportes:
- Generar informes regulares sobre el rendimiento del personal administrativo y contable, así como la eficiencia de los procesos.
- Preparar y presentar reportes financieros y administrativos para la alta gerencia y la directiva, asegurando que los datos sean precisos y útiles para la toma de decisiones.
- Reuniones de Directiva:
- Coordinar y organizar las reuniones de la directiva, asegurando que todos los aspectos logísticos estén cubiertos y que la documentación necesaria esté preparada y disponible.
- Tomar minutas durante las reuniones de la directiva y asegurarse de que las decisiones y acciones se registren y sigan adecuadamente.
- Cumplimiento de Normativas:
- Asegurar que todas las operaciones administrativas y contables cumplan con las leyes y regulaciones locales, así como con las políticas internas de la empresa.
Educación:
- Licenciatura en Contabilidad, Administración de Empresas, Finanzas, o un campo relacionado.
Experiencia:
- Mínimo 3 años de experiencia en un rol similar de supervisión administrativa y contable.
- Experiencia en la gestión de personal y en la realización de registros contables.
- Experiencia en la auditoría de facturas y uso de herramientas de seguimiento de tiempo, como Time Doctor.
- Experiencia en la gestión de pagos, proyección de tesorería, y cumplimiento de obligaciones fiscales.
- Experiencia en la gestión de relaciones con proveedores, contadores y abogados.
- Experiencia en la contratación de personal y gestión de programas de pasantes en recursos humanos.
Conocimientos Técnicos:
- Conocimiento avanzado y experiencia demostrable en el uso de QuickBooks para la gestión contable.
- Conocimiento sólido de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y PowerPoint.
- Familiaridad con normativas fiscales y contables locales, incluyendo ITBMS y otros impuestos.
Habilidades:
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Habilidades organizativas y capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.
- Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir con plazos ajustados.
- Habilidades de liderazgo y capacidad para gestionar un equipo de trabajo.
- Capacidad para tomar decisiones basadas en datos y análisis financieros.
Competencias Adicionales:
- Proactividad y capacidad para identificar y resolver problemas de manera eficiente.
- Habilidad para trabajar de manera colaborativa con diferentes departamentos y niveles jerárquicos.
- Integridad y ética profesional en el manejo de información confidencial.
- Flexibilidad para adaptarse a cambios y nuevas responsabilidades.
Oportunidad de Ingresos:
- Salario mensual de $1,500 en planilla con beneficios conforme a la ley laboral panameña.
Detalles del Horario y la Asistencia:
- El contrato se registra por 44 horas semanales con los sábados opcionales, los cuales se manejan con tiempo compensatorio.
- El horario de lunes a viernes es de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
- Los sábados se trabaja medio día, de 8:00 a.m. a 12:00 p.m., cuando sea requerido, con opción de compensación de horas.